1. 適切なタイミングをみてコミュニケーションをとる
「質問があるのですが、タイミングの良いお時間はいつですか？」とたずねましょう。単純なやりとりのように思えますが、この質問により、あなたが上司の忙しいスケジュールを認識かつ考慮していることを示すことができるため、あなたへの信頼につながります。さらに、時間を前もって確保することで、外野に邪魔されることなくコミュニケーションをとることができます。
２．重要な情報はすぐにレポートする
上司と共有する重要な情報がある場合、たとえそれが素晴らしいニュースでなくても、待ってはいけません。解決策を考えすぎるあまり、実際の行動が手遅れになってしまった場合、あなたのレポートは決して受け入れられません。考えられるほとんどすべてのシナリオで、できるだけ早くコミュニケーションを取り、関係者全員が情報を理解して消化し、適切な反応を策定し、それに応じて対応できるようにすることは有利です。それが悪い情報である場合、早期の対応は、損害を最小限に抑えるための十分な計画を可能にするかもしれません。
３．先の見通しを立てる
上司とやり取りするときは、共有しようとしている情報に対する上司の反応を予想しておきましょう。上司側から寄せられる質問のために答えを用意してみてください。その答えのバックアップをするために、追加のデータや統計もあれば準備しておきます。時間と労力を節約できるだけでなく、上司もあなたの準備と効率の良さに気付くでしょう。
４．端的に話題を切り出す
ビジネスの世界では私達のほとんどがマルチタスクを抱え、細かなタスクをジャグリングしています。仕事を終わらせる時間は限られている、これはあなたにも上司にもいえることです。したがって上司とコミュニケーションをとるときは限られた時間を最大限に活用するようにしましょう。長い前置きははぶき、端的に話題を切り出しましょう。あなたの話がいつも冗長であると上司に判断された場合には、あなたのための時間の捻出を避けられてしまうかもしれません。
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