タイムマネジメントの目的は、たくさんのタスクをできるだけ1日に詰めることではなく、仕事の処理能力のスピードをあげ、効率化をすすめ、ストレスを軽減することにあります。下記の６つのヒントは、全て取り入れる必要はなく、読者の皆さんに必要なものを取り入れて頂ければと思います。
１.最初に最も重要なタスクを完了する。
これがタイムマネジメントの黄金律です。毎日、 最も重要な 2つまたは3つのタスクを特定し、それらを最初に実行します。
２.安易に他の仕事を引き受けない。
自分の処理能力が定かでない間は、ほかの仕事を引き受けることを拒否することも学ぶ必要があります。あなたの第一の目的は、１で述べたように最重要のタスクをまず仕上げることです。
３.物事を先延ばししない。
私たち人間の大多数は、物事を先延ばしをする誘惑にいつも悩まされているのではないでしょうか。決してそれは難しいタスクではないはずですし、結局のところ最終的にあなたはそれを成し遂げているのですがー。何かを早めに始めるほうがずっといいし、ストレスも少ない。ということは誰もがわかっていることです。今日から始めてみましょう。あなたがしっかりと決意したなら、実行するのは難しくありません。
４.重要でない詳細にこだわらない。
完璧主義者になるのはやめましょう。多くの場合、プロジェクトは細部にこだわるので、詳細にこだわればこだわるほど時間はその分かかります。この完璧主義に陥りやすいのは、常に根拠を調べたいという欲求がある人です。研究職なら別ですが、ビジネスをまわしていくには時間的制限を伴います。重要でない詳細は後回しにして、一括全体的な処理を完了し、余った時間で調査・修正することをお勧めします。
５.タスクを完了するための制限時間を設定する。
「プロジェクトが完了するまでここにいる」と考えるのではなく、「このプロジェクトを3時間で完了する」と考えてみてください。時間の制約を設定することにより余白が生まれ、後に追加や修正の必要が生じた場合でも、集中して効率を上げることができます。
６.タスク間でダウンタイムを設ける。
タスクを終え次のタスクへと移るとき、集中力や、やる気を維持することは非常に困難です。ついタスクを終わらせることに集中しそのまま取り掛かってしまいたくなる気持ちもわかりますが、意識的にタスク間のダウンタイムをとってみましょう。コーヒーを飲んで一息つく、短い散歩をする、深呼吸をするーこれらは全て私たちの脳にとって、新鮮な呼吸になります。
いかがでしたでしょうか。上記６つのヒントをすでに取り入れている方、そうでない方にとっても、今一度ご自身のタイムマネジメントを振り返る契機となれば幸いです。
